Лікарняні та відпускні: як роботодавцю нарахувати без помилок

Розрахунок лікарняних та відпускних — одна з тих ділянок бухгалтерії, де помилки трапляються найчастіше, навіть у досвідчених кадровиків. Неправильно визначений розрахунковий період чи середньоденна зарплата призводять до недоплат або переплат, які потім складно виправити. У цій статті розберемо, як роботодавцю нарахувати ці виплати без помилок.

Оплата перших п'яти днів лікарняного

Оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності здійснюється за рахунок роботодавця, а з наступних днів — за рахунок фонду соціального страхування. Важливо правильно визначити, які саме дні лікарняного припадають на «роботодавський» період, адже вихідні дні також враховуються в цьому розрахунку. Помилка в підрахунку днів одразу впливає на суму нарахування.

Електронний лікарняний: що змінилося

Електронний лікарняний лист формується автоматично в реєстрі медичних закладів і надходить роботодавцю без участі працівника. Це прибирає ризик втрати паперового бланка, але вимагає від бухгалтера регулярно перевіряти реєстр, щоб не пропустити новий лікарняний. Оплата має бути нарахована у встановлені законодавством строки з моменту отримання документа.

Розрахунок середньоденної зарплати

База для розрахунку лікарняних — середньоденна зарплата, яка обчислюється виходячи з виплат за визначений розрахунковий період, як правило дванадцять календарних місяців перед хворобою. У розрахунок включаються не всі виплати: премії, компенсації та інші нарахування враховуються за окремими правилами. Сума лікарняного залежить також від страхового стажу працівника, який визначає відсоток від середньої зарплати до виплати.

Для працівників зі стажем менше певного порогу застосовується знижений відсоток виплати, тому перед розрахунком варто уточнити повний страховий стаж особи. Помилка у визначенні стажу — типова причина перерахунків лікарняних заднім числом.

Розрахунок відпускних та щорічна відпустка

Щорічна основна відпустка тривалістю 24 календарні дні — базова гарантія для найманого працівника, яку роботодавець зобов'язаний надати незалежно від умов договору. Розрахунок відпускних також базується на середньоденній зарплаті, але за інший розрахунковий період — зазвичай останні дванадцять місяців роботи перед відпусткою. Формула схожа на розрахунок лікарняних, проте перелік виплат, що враховуються, дещо відрізняється.

Якщо працівник відпрацював менше року, розрахунковий період скорочується до фактично відпрацьованого часу. Важливо не забувати індексувати заробіток при певних умовах, а також враховувати фактично відпрацьовані дні, виключаючи періоди хвороби чи відпустки без збереження зарплати.

Типові помилки роботодавців

Найчастіша помилка — неправильне визначення розрахункового періоду через включення місяців, які працівник фактично не відпрацював повністю. Друга поширена проблема — плутанина між виплатами, які враховуються при розрахунку середньої зарплати, і тими, що виключаються, наприклад разові матеріальні допомоги.

Також трапляються запізнення з нарахуванням відпускних: за законодавством їх потрібно виплатити до початку відпустки, а не після її фактичного початку. Це формальне порушення, яке легко уникнути, якщо заздалегідь планувати графік відпусток.

Практичні поради

Ведіть окремі таблиці розрахункових періодів для кожного працівника, щоб швидко орієнтуватися при щорічних відпустках чи раптовій хворобі. Перевіряйте електронний реєстр лікарняних листів регулярно, а не лише за зверненням працівника.

Розрахунок лікарняних і відпускних вимагає точності та знання актуальних норм, тому багато роботодавців передають цю функцію бухгалтеру на аутсорсі. Приватний бухгалтер допоможе не лише правильно нарахувати виплати, а й уникнути перерахунків та претензій з боку працівників чи перевіряючих органів.